El Buzón Electrónico de SGIE. permite la recepción electrónica en la Unidad de Telegramas, Burofax, Avisos de Servicio (AD) y Solicitudes de Recogida (SR).
También se recibe a través del buzón electrónico la documentación para la recogida de información de campañas PRI, que se realiza a través de la PDA (aplicación ARDI).
El mensaje que acaba de llegar al Buzón Electrónico tiene estado "PENDIENTE" y en SGIE. tiene la situación "Alta en sistema". El operador sabrá que tiene mensajes pendientes de tratar porque en la parte superior derecha de la pantalla hay una bandera de color azul, que se pone de color rojo cuando hay mensajes pendientes (esta bandera se actualiza cada 10 minutos). Al pinchar sobre la bandera roja se muestran las tareas pendientes de la unidad (Envíos pendientes de impresión, por ejemplo).
Cuando existen envíos pendientes de impresión, se pinchará en "Buzón electrónico":
El sistema presenta los mensajes recibidos en el Buzón que tienen estado "PENDIENTE", ordenados por fecha y hora de llegada al Buzón. El máximo de mensajes que se puede imprimir de una vez es 20 (los que se muestran en una pantalla). Se pulsa "Mostrar", y se marca el check de los mensajes a imprimir. A continuación se pulsa "Imprimir".
Al pulsar el botón "Imprimir", automáticamente se abre la ventana "Cola impresión". Los mensajes marcados incrementan el contador de "pendientes".
Cuando un mensaje es enviado a la impresora, el contador de "Pendientes" descuenta 1 y el de "Impresos" aumenta en uno. La ventana del contador de impresiones no debe cerrarse hasta que la cuenta de pendientes quede a cero. No deben ordenarse otras impresiones hasta que la cuenta de pendientes quede a cero.
La impresión de los Burofax puede hacerse de uno en uno (marcando el check) o se pueden imprimir todos los comprendidos en una pantalla, pulsando "Seleccionar Todos" y a continuación "Imprimir".
Cuando se da la orden de impresión en el Buzón Electrónico, el estado del mensaje cambia a "ORDEN DE IMPRESIÓN". En SGIE., la situación del mensaje pasa a "Alta en Unidad de Entrega".
Seguidamente se ensobra y cierra el sobre para proceder a su grabación en la sección de reparto correspondiente a través de la PDA. o SGIE.. Si alguna de las comprobaciones no diera resultado correcto, se procede de la siguiente manera:
Cuando se quiera anular un mensaje recibido en el Buzón Electrónico (las comunicaciones de anulación se reciben por escrito) se liquidará una vez impreso, en SGIE. >>Liquidación>>Liquidación Envíos Reparto, como "Devuelto al Cliente. Sin Información". En ese caso la información que aparece en el Localizador de Envíos para este envío es "Borrada". La Unidad conservará el envío impreso y la comunicación de anulación.
El estado final de un mensaje en el buzón electrónico es "IMPRESO". Cuando el mensaje se asigna a sección (Unidades mixtas), o se da de Alta en el Almacén correspondiente (U.E.O), en buzón electrónico queda en estado "Impreso".
Para reencaminar los envíos recibidos en el Buzón a otra Unidad, se tiene que realizar a través del mismo Buzón Electrónico, excepto en el caso de Burofax que esté asignado a un Almacén, que se tiene postalizar utilizando la funcionalidad "Liquidación de Malo".
Para reencaminar desde el Buzón Electrónico, se puede hacer desde SGIE. de tres maneras:
Finalmente, cabe señalar que se han activado una serie de controles para el Buzón electrónico, que impiden cerrar la caja de SGIE. si se detectan malas prácticas en la gestión del Buzón. Son los siguientes: